Legalizzazione di documenti da o per l’estero

Che cos’è la legalizzazione di un documento e a cosa serve

La legalizzazione è l’attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la firma su un documento. Vi è spesso confusione tra una traduzione giurata e una traduzione legalizzata. La traduzione giurata viene eseguita in tribunale, a cura di un traduttore ufficiale e può essere successivamente legalizzata per il paese estero di destinazione. Se invece la traduzione giurata viene eseguita su un documento estero e quindi tradotta in italiano, non necessita di alcuna legalizzazione che in questo caso non è prevista per legge. Tuttavia, è bene accertarsi, in caso si tratti di un certificato anagrafico estero, che esso sia stato legalizzato nel paese emittente, al fine di conferirgli piena valenza giuridica in Italia.

La “Legalizzazione” consiste pertanto nell’attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento (come ad esempio un certificato anagrafico, un atto di notorietà, una copia autentica, un estratto di matrimonio), nonché dell’autenticità della firma stessa.

La Prefettura provvede, per delega del Ministero degli Affari Esteri, alla legalizzazione delle firme tramite apposizione del timbro di LEGALIZZAZIONE o di APOSTILLE, su documenti diretti in un paese estero, ma in casi particolari, anche documenti provenienti dall’estero, solo nel caso in cui siano stati firmati da un rappresentante diplomatico residente in italia.

La Prefettura legalizza:

atti e documenti formati in Italia affinché abbiano valore all’estero;
atti e documenti formati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia, affinché abbiano valore in Italia.

L’apposizione dell’Apostilla e la legalizzazione di atti firmati dai Notai, dai Funzionari di Cancelleria e dagli Ufficiali Giudiziari è di competenza della Procura della Repubblica, e può essere effettuata dal preposto ufficio legalizzazioni presso la Procura della Repubblica.

In alcuni casi, non è prevista la legalizzazione di firma per documenti destinati a paesi esteri, come per gli atti e i documenti rilasciati dalle seguenti Ambasciate e/o Consolati aderenti allaConvenzione Europea di Londra del 7 giugno 1968: Austria, Cipro, Francia, Germania, Grecia, Irlanda, Liechtenstein, Lussemburgo, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Repubblica Moldova, Regno Unito, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia.

La legalizzazione delle firme non è necessaria per tutti gli atti e i documenti rilasciati dalle autorità amministrative dei seguenti Stati: Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda, Lettonia ( Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 ), Germania ( Convenzione di Roma del 7 giugno 1969 ), Ungheria ( Convenzione di Budapest del 26 maggio 1977 ).

I documenti formati o da valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 devono essere sottoposti alla formalità della c.d. Apostille (ovvero un timbro speciale attestante l’autenticità del documento e la qualità legale dell’Autorità rilasciante), in luogo della legalizzazione, fatte salve le esenzioni stabilite da accordi internazionali più favorevoli. M.A.E. – Traduzione e legalizzazione dei documenti.

Chi può presentare la richiesta:

La richiesta per la legalizzazione o l’Apostille di un atto, può essere presentata da qualsiasi cittadino italiano o straniero. Tuttavia, trattandosi spesso di un procedimento complesso, dato che non tutti i documenti possono essere legalizzati, vi suggeriamo di rivolgersi al nostro ufficio, inviando una copia scansionata del documento via mail a info@mmwtraduzioni.com, al fine di fornirvi conferma sulla eseguibilità della legalizzazione.

Ai fini della legalizzazione è importante verificare, nel caso i documenti siano composti da più pagine, che siano apposti i timbri di congiunzione tra le pagine a cura dell’Autorità che ha emesso l’atto.

Riferimenti normativi e circolari ministeriali:

P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa), art. 33 (Legalizzazione di firme di atti da e per l’estero.
P.R. 3 novembre 2000, n. 396 (Regolamento per la revisione e la semplificazione dell’ordinamento dello stato civile, a norma dell’articolo 2, comma 12, della legge 15 maggio 1997, n.127).
Circolare del Ministero per la Funziona Pubblica 20 dicembre 1988, n.26779 , con allegata la Circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri n. 778/8/8/1 del 21 ottobre 1968.

Relativi accordi e convenzioni internazionali in materia di legalizzazioni

Convenzione di amicizia e buon vicinato fra l’Italia e San Marino, conclusa a Roma il 31 marzo 1939, come modificata dall’Accordo aggiuntivo alla convenzione di amicizia e di buon vicinato tra l’Italia e San Marino, firmata a Roma il 31 marzo 1939 , in materia di assistenza amministrativa, doppia cittadinanza e leva militare, con scambio di lettere tra l’Italia e San Marino, firmato a San Marino il 28 ottobre 1980

Accordo tra l’Italia ed il Belgio relativo al reciproco rilascio gratuito degli atti di stato civile ed alla abolizione della loro legalizzazione concluso, a mezzo scambio di Note, a Roma il 24 ottobre 1950 .
Convenzione per il rilascio di alcuni estratti di atti dello stato civile destinati all’estero, firmata a Parigi il 27 settembre 1956 .
Convenzione per il rilascio gratuito e la dispensa da legalizzazioni degli atti di stato civile e allegato, firmata a Lussemburgo il 26 settembre 1957
Convenzione riguardante l’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, adottata a l’Aja il 5 ottobre 1961
Accordo tra l’Italia e la Svizzera sull’esenzione dalla legalizzazione, sullo scambio degli atti dello stato civile e sulla presentazione dei certificati occorrenti per contrarre matrimonio, concluso a Berna il 16 novembre 1966
Convenzione europea (n. 63) relativa alla soppressione della legalizzazione degli atti formati da agenti diplomatici o consolari, adottata a Londra il 7 giugno 1968 .
Convenzione tra la Repubblica italiana e la Repubblica federale di Germania in materia di esenzione dalla legalizzazione di atti, conclusa a Roma il 7 giugno 1969.
Convenzione relativa al rilascio di estratti plurilingue di atti di stato civile, firmata a Vienna l’8 settembre 1976.
Convenzione sull’assistenza giudiziaria in materia civile tra la Repubblica Italiana e la Repubblica Popolare Ungherese, firmata a Budapest il 26 maggio 1977.
Convenzione sulla dispensa dalla legalizzazione per taluni atti e documenti, firmata ad Atene il 15 settembre 1977.
Convenzione relativa al rilascio di un certificato matrimoniale, adottata a Monaco il 5 settembre 1980 .
Accordo tra la Repubblica italiana e la Spagna sullo scambio degli atti dello stato civile e l’esenzione dalla legalizzazione per taluni documenti, firmato a Madrid il 10 ottobre 1983 .
Convenzione relativa alla soppressione della legalizzazione di atti negli Stati membri delle Comunità europee, firmata a Bruxelles il 25 maggio 1987 .
Accordo tra la Repubblica italiana e la Repubblica argentina sullo scambio degli atti dello stato civile e l’esenzione dalla legalizzazione per taluni documenti, firmato aRoma il 9 dicembre 1987.
Accordo tra la Repubblica italiana e la Repubblica d’Austria in materia di esenzione dalla legalizzazione, trasmissione di atti di stato civile e semplificazione delle formalità preliminari per contrarre matrimonio, firmato a Vienna il 29 marzo 1990 .