Guida alla legalizzazione dei documenti

La legalizzazione e l'Apostille dell'Aja sono le formalità che consentono a un documento di produrre effetti fuori dallo Stato in cui è stato formato. Questa guida indica, per i casi più frequenti, quale delle due occorre, a quale ufficio rivolgersi a Roma, in quale ordine procedere rispetto alla traduzione giurata e quando la formalità non è dovuta. I riferimenti normativi completi sono nelle pagine Legalizzazioni e Apostille e Legalizzazioni di documenti da o per l'estero.

Che cosa certifica la legalizzazione

La legalizzazione attesta la qualità legale del pubblico ufficiale che ha firmato un atto e l'autenticità della sua firma (art. 15 della legge 4 gennaio 1968 n. 15; art. 33 del D.P.R. 445/2000). Non certifica il contenuto del documento né la sua validità: certifica che chi lo ha firmato aveva il potere di farlo. Un documento estero, pur valido nel proprio ordinamento, non può essere utilizzato in Italia finché non è legalizzato, salvo i casi di esenzione previsti da convenzioni internazionali.

Legalizzazione o Apostille dell'Aja

Per i Paesi firmatari della Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 sull'abolizione della legalizzazione degli atti pubblici stranieri, ratificata dall'Italia con la legge 20 dicembre 1966 n. 1253, la legalizzazione è sostituita dall'Apostille: una certificazione unica, con formula e struttura fissate dalla Convenzione, apposta dall'autorità nazionale competente e riconosciuta direttamente in tutti gli Stati firmatari, senza l'intervento del consolato. Per i Paesi non firmatari resta la legalizzazione in due passaggi: l'autorità nazionale e poi la rappresentanza consolare del Paese di destinazione.

L'elenco aggiornato degli Stati firmatari è pubblicato dalla Conferenza dell'Aja di diritto internazionale privato (hcch.net). L'Apostille non va tradotta: la Convenzione ne fissa lingua, intestazione e contenuto, così che sia riconoscibile in qualsiasi Paese.

Documento estero da usare in Italia

L'ordine delle operazioni è fisso. Prima l'Apostille dell'Aja o la legalizzazione nel Paese che ha emesso il documento: l'Apostille è rilasciata dall'autorità designata da quello Stato, la legalizzazione dalla rappresentanza diplomatica o consolare italiana nel Paese. Poi, in Italia, la traduzione giurata del documento completo, Apostille o legalizzazione comprese, resa dal traduttore ufficiale presso il Tribunale. La traduzione giurata eseguita in Italia su un documento estero non richiede alcuna ulteriore legalizzazione.

Un documento estero che arrivi in Italia senza Apostille né legalizzazione non può, di regola, essere sanato in Italia: deve tornare nel Paese di origine o passare per la rappresentanza diplomatica di quel Paese, quando prevista. Per questo è opportuno verificare la formalità prima della partenza o prima della spedizione del documento.

Documento italiano da usare all'estero

Il documento viene prima tradotto nella lingua del Paese di destinazione con traduzione giurata presso il Tribunale di Roma. Successivamente la firma del funzionario che ha ricevuto il giuramento viene munita di Apostille dell'Aja o legalizzata dalla Procura della Repubblica presso il Tribunale. Se il Paese di destinazione non è firmatario della Convenzione, il documento passa infine al suo consolato in Italia per la legalizzazione consolare. In alcuni casi l'autorità estera richiede anche l'Apostille o la legalizzazione sull'originale: l'originale amministrativo passa dalla Prefettura, quello giudiziario, notarile o dello stato civile dalla Procura.

Gli uffici competenti a Roma

La società cura l'intera catena: traduzione giurata, Apostille dell'Aja o legalizzazione presso la Procura o la Prefettura e, quando necessario, il passaggio consolare. Non è richiesta la presenza del committente.

Quando la legalizzazione non è dovuta

• Unione europea. Il Regolamento (UE) 2016/1191 esenta da Apostille e legalizzazione, fra Stati membri, i documenti pubblici relativi a nascita, esistenza in vita, decesso, nome, matrimonio, unione registrata, filiazione, adozione, domicilio e residenza, cittadinanza e assenza di precedenti penali, e prevede moduli standard multilingue che accompagnano l'atto. Resta ferma la necessità della traduzione, salvo che il modulo multilingue sia accettato dall'autorità ricevente.
• Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 sulla soppressione della legalizzazione fra Stati membri, in vigore fra Italia, Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda e Lettonia.
• Convenzione di Londra del 7 giugno 1968 per gli atti rilasciati da agenti diplomatici o consolari.
• Convenzioni bilaterali con Germania (Roma, 7 giugno 1969), Austria, Ungheria, Svizzera, San Marino, Argentina, Spagna, per gli atti da ciascuna indicati.
• Convenzione di Vienna dell'8 settembre 1976 sugli estratti plurilingue degli atti di stato civile, che non richiedono né traduzione né legalizzazione fra gli Stati aderenti.

Avvertenze pratiche

• Si legalizzano originali e copie autentiche, non fotocopie semplici. Il documento deve recare una firma depositata presso l'ufficio competente.
• Negli atti composti da più pagine devono essere presenti i timbri di congiunzione fra le pagine, apposti dall'autorità emittente.
• Alcune autorità estere accettano solo documenti recenti: la validità del certificato va verificata prima di avviare la catena di legalizzazione.
• L'Apostille apposta in un Paese firmatario non va legalizzata di nuovo in Italia. Se un documento proveniente da uno Stato firmatario reca una legalizzazione consolare invece dell'Apostille, la legalizzazione è ritenuta sufficiente.
• Per il riconoscimento dei titoli di studio esteri e per la Carta Blu UE occorrono inoltre la Dichiarazione di valore o l'attestato CIMEA: si veda la guida alla preparazione dei documenti.